Lohnabrechnungen im Online-PDF-Tool: was erlaubt ist

Ein Sammel-PDF mit sechzig Lohnabrechnungen bei einem kostenlosen Online-Splitter hochzuladen, ist in den meisten Fällen nicht zulässig. Der Dienst verarbeitet die Daten in eurem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung, und den bieten Gratis-Dienste selten an. Fehlt er, ist nicht die Lohnabrechnung an sich unzulässig — der Verstoß liegt darin, die Daten ohne diesen Vertrag aus der Hand zu geben.

Dazu kommt der Inhalt der Datei. Auf jeder Abrechnung steht die Religionszugehörigkeit, weil die Kirchensteuer dort ausgewiesen wird. Nach Art. 9 DSGVO sind religiöse Überzeugungen eine besondere Kategorie personenbezogener Daten. Die Abrechnung selbst dürft ihr trotzdem erstellen und verarbeiten: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO erlaubt das, soweit es für Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nötig ist. Diese Erlaubnis deckt aber euren Abrechnungslauf, nicht die Weitergabe der Datei an einen beliebigen Dritten. Eine Lohnabrechnung ist deshalb kein gewöhnliches Personaldokument, sondern eines mit erhöhtem Schutzbedarf.

Das heißt nicht, dass ihr die Seiten von Hand trennen müsst. Es heißt, dass der Weg über einen beliebigen Gratis-Dienst der falsche ist. Weiter unten stehen die vier Wege, die in der Praxis funktionieren, mit ihren jeweiligen Grenzen. Einer davon kostet nichts.

Was auf einer Lohnabrechnung steht

Die Menge an schützenswerten Angaben auf einem einzigen Blatt wird regelmäßig unterschätzt. Neben dem Gehalt stehen dort Merkmale, die zusammengenommen ein recht vollständiges Bild einer Person ergeben. Wer beurteilen will, wie heikel die Weitergabe ist, schaut sich am besten an, was tatsächlich auf dem Papier steht. Die folgende Aufstellung ordnet die üblichen Angaben ein.

Angabe	Einordnung
Name, Anschrift, Geburtsdatum	personenbezogen
Personalnummer, Eintrittsdatum	personenbezogen
Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer	personenbezogen, eindeutig zuordenbar
Bruttolohn, Abzüge, Nettoauszahlung	personenbezogen, wirtschaftlich sensibel
Kinderfreibeträge	Hinweis auf Familienverhältnisse
Kirchensteuermerkmal	besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO

Das Kirchensteuermerkmal ist der Punkt, der die Bewertung verschiebt. Es verrät die Religionszugehörigkeit oder deren Fehlen, und beides gehört zu den besonders geschützten Angaben. Bei einem einzelnen Dokument mag das noch abstrakt wirken. Wer ein Sammel-PDF weitergibt, gibt diese Angaben jedoch für die gesamte Belegschaft auf einmal weiter, und zwar jeden Monat erneut.

Warum der Upload eine Auftragsverarbeitung ist

Sobald ein externer Dienst Daten für euch verarbeitet, ohne selbst über Zweck und Mittel zu entscheiden, ist er Auftragsverarbeiter. Genau das tut ein PDF-Splitter: Er zerlegt eure Datei nach eurer Anweisung. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag mit festgelegtem Inhalt.

Bei kostenlosen Diensten fehlt dieser Vertrag fast immer. Manche Anbieter stellen ihn gegen Aufpreis bereit, andere gar nicht, und wieder andere verweisen nur auf allgemeine Nutzungsbedingungen. Eine Datenschutzerklärung ersetzt den Vertrag nicht. Ohne ihn bleibt die Verarbeitung angreifbar, und verantwortlich bleibt euer Betrieb.

Wo die Datei liegt

Viele bekannte PDF-Werkzeuge betreiben ihre Server in den Vereinigten Staaten. Für eine Übermittlung dorthin stützen sich Unternehmen meist auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, der die USA für diesen Zweck als sicheres Drittland einstuft. Dieser Beschluss gilt formal weiterhin. Seine Grundlage ist allerdings ins Wanken geraten.

Am 29. Juni 2026 hat der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten entschieden, dass die Unabhängigkeit der Handelsaufsicht FTC mit der US-Verfassung unvereinbar ist. Genau auf diese Unabhängigkeit stützte die EU-Kommission ihre Bewertung. Fachleute raten seitdem, Übermittlungen in die USA und die zugrunde liegenden Vertragsklauseln erneut zu prüfen (Einordnung bei dr-datenschutz.de).

Für euch heißt das nichts Dramatisches, aber etwas Praktisches. Wer heute eine Übermittlung in die USA auf diesen Beschluss stützt, sollte die Entscheidung dokumentiert haben und sie im Blick behalten. Ein Werkzeug mit Servern in der EU erspart euch die Prüfung vollständig. Bei Lohndaten ist das der einfachere Weg, unabhängig davon, wie die Rechtslage in zwei Jahren aussieht.

Wann ein Online-Tool in Ordnung geht

Es gibt Fälle, in denen gegen einen Online-Dienst nichts spricht. Wer eine anonymisierte Testdatei zerlegt, in der keine echten Personen vorkommen, verarbeitet keine personenbezogenen Daten. Auch ein Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Servern in der EU und einer klaren Löschfrist kann die richtige Wahl sein.

Drei Fragen klären das schnell:

• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und ist er ohne Rückfrage abrufbar?
• Wo stehen die Server, und wer hat Zugriff?
• Wann werden hochgeladene und erzeugte Dateien gelöscht, und steht das verbindlich irgendwo?

Beantwortet ein Anbieter alle drei Fragen klar und ohne Suchen, spricht wenig gegen ihn. Bleibt eine Antwort offen, ist die Datei am falschen Ort. Bei Lohndaten lohnt sich diese Prüfung besonders, weil sie einmal anfällt und danach jeden Monat gilt. Zwanzig Minuten einmalig ersparen euch die Frage bei jedem Abrechnungslauf.

Die vier Wege und ihre Grenzen

Von Hand trennen

In Acrobat oder einem vergleichbaren Programm markiert ihr Seiten, exportiert sie einzeln und benennt sie um. Das kostet nichts und verlässt den Betrieb nicht. Bei sechzig Mitarbeitenden geht dafür gut eine Stunde im Monat drauf, und jede Umbenennung ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.

Ein eigenes Skript

Wer jemanden im Haus hat, der ein kleines Programm schreibt, bekommt eine schnelle Lösung. Der Haken zeigt sich erst im Betrieb, und er ist der Grund für den nächsten Abschnitt. Typische Skripte überspringen Seiten, die sie nicht eindeutig zuordnen können, und schreiben nur eine Warnung in die Konsole.

Niemand in der Lohnbuchhaltung liest diese Konsole. Am Ende liegen neunundfünfzig Dateien statt sechzig im Ordner, und das fällt erst auf, wenn die betroffene Person nachfragt. Dazu kommt der Wartungsaufwand: Die Erkennung hängt an Details des Layouts, und die ändern sich mit jedem Programmwechsel.

Das Portal der Lohnsoftware

Große Anbieter liefern Mitarbeiterportale, in denen jede Person ihre Abrechnung selbst abruft. Das löst das Problem sauber und dauerhaft. Es ist allerdings ein eigenes Projekt mit Einführung, Schulung und laufenden Kosten, und es lohnt sich erst ab einer gewissen Betriebsgröße.

Ein Werkzeug mit Vertrag und EU-Hosting

Bleibt der Weg, den die meisten kleinen Betriebe am Ende gehen: ein spezialisiertes Werkzeug, das den Sammeldruck ohne Installation zerlegt, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mitbringt und in der EU betrieben wird. Was es kosten darf, hängt davon ab, wie viel Zeit es im Monat spart. Fragt dabei nach, wie das Werkzeug mit eurem Sammeldruck umgeht — Layouts unterscheiden sich zwischen Programmen und Mandanten, und ein Probelauf mit einer echten Datei sagt mehr als jede Funktionsliste.

Woran ihr ein brauchbares Werkzeug erkennt

Die rechtlichen Punkte stehen oben. Fachlich entscheidet etwas anderes, und das steht in keinem Prospekt, weil es sich erst im laufenden Betrieb zeigt. Die folgenden vier Punkte trennen ein verlässliches Werkzeug von einem, das gelegentlich still etwas verliert. Sie sind zugleich eine brauchbare Prüfliste für ein selbst gebautes Skript:

• Vollständigkeitsprüfung. Sechzig Seiten hinein, sechzig Dateien heraus. Stimmt das nicht, muss das Werkzeug abbrechen und sagen, welche Seite es nicht zuordnen konnte. Eine übersehbare Warnung genügt nicht.
• Erkennung ohne Handarbeit. Die Personalnummer steht je nach Layout an verschiedenen Stellen der Seite, teilweise nur rechts neben ihrer Beschriftung. Ein Werkzeug, das nur ein Layout kennt, scheitert beim nächsten Programmstand.
• Umgang mit dem Absender. Der Name der Person steht im Adressfeld unter dem Namen des Betriebs. Werkzeuge, die den Betriebsnamen fest eingebaut haben, funktionieren bei einem Mandantenwechsel nicht mehr.
• Der Abrechnungsmonat. Er steht oft nur im Dateinamen des Sammeldrucks, nicht im Text der Seiten. Wer die Datei vorher umbenennt, verliert ihn.

Diese Punkte stammen aus einem Vorläuferprojekt, das genau diese Aufgabe für einen Betrieb mit rund sechzig Mitarbeitenden gelöst hat. Jeder einzelne davon ist dort tatsächlich aufgetreten, und keiner davon stand vorher in einer Anforderungsliste. Solche Details fallen erst auf, wenn ein Lauf im Monatsende danebengeht.

Was wir dazu gebaut haben

Für genau diesen Ablauf gibt es bei kramlos den Lohnzettel-Splitter: Sammel-PDF hochladen, einzelne Abrechnungen zurückbekommen, ohne Installation. Die Datei wird auf unserem Server in der EU verarbeitet, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung könnt ihr abschließen, und wie wir mit den hochgeladenen Dateien umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung.

Sammeldrucke unterscheiden sich je nach Programm und Mandant im Aufbau. Den Betriebsnamen, unter dem im Adressfeld der Name der Person steht, leitet der Splitter deshalb aus der hochgeladenen Datei selbst ab — er ist nicht fest eingebaut und muss nicht je Mandant eingerichtet werden. Bleibt eine Seite unzuordenbar, bricht der Lauf ab und nennt die Seite, statt ein unvollständiges Ergebnis auszuliefern.

Was er nicht tut: Er verschickt nichts an die Mitarbeitenden und ersetzt kein Mitarbeiterportal. Wenn euer Lohnprogramm den Versand bereits beherrscht, ist das der kürzere Weg. Fehlt euch ein anderes Werkzeug für den Büroalltag, könnt ihr uns euren Bedarf schildern.

Häufige Fragen

Darf ich Lohnabrechnungen bei einem kostenlosen PDF-Dienst hochladen?

In aller Regel nicht. Es fehlt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dazu kommt, dass die Datei mit dem Kirchensteuermerkmal eine besondere Kategorie personenbezogener Daten enthält: Für den eigenen Abrechnungslauf ist deren Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO erlaubt, für die Weitergabe an einen fremden Dienst ohne Vertrag nicht. Ein Anbieter mit Vertrag, EU-Servern und verbindlicher Löschfrist ist die rechtlich sichere Lösung.

Reicht es, wenn der Anbieter die Dateien nach einer Stunde löscht?

Nein, das ist nur ein Teil der Antwort. Eine kurze Löschfrist ist gut, ersetzt aber weder den Vertrag noch die Frage nach dem Serverstandort. Beides braucht es zusätzlich, und beides sollte schriftlich nachlesbar sein. Eine Zusage, die nur im Werbetext steht und nicht in den Vertragsunterlagen, hilft euch im Zweifel nicht.

Brauchen wir einen Vertrag, wenn die Abrechnungen vom Steuerberater kommen?

Mit der Kanzlei besteht meist ohnehin ein Vertragsverhältnis, und für deren Arbeit ist damit alles geregelt. Sobald ihr die Sammeldatei aber selbst weiterverarbeitet, seid ihr für diesen Schritt verantwortlich. Der Vertrag mit der Kanzlei deckt ein weiteres Werkzeug für die PDF Zerlegung nicht ab.

Ist das Trennen von Hand die sicherste Lösung?

Es ist die einfachste Antwort auf die Datenschutzfrage, weil die Datei den Rechner nicht verlässt. Dafür entstehen andere Risiken, und die sind nicht kleiner: falsch benannte Dateien, vergessene Seiten und eine Stunde Arbeit im Monat, die an anderer Stelle fehlt. Bei wenigen Abrechnungen ist der Weg von Hand völlig in Ordnung. Ab einer gewissen Menge kippt die Rechnung, und dann ist nicht die Handarbeit das Problem, sondern ihre Wiederholung.

Stand: 15. September 2026.