Lohnzettel-Splitter

Die Lohnbuchhaltung liefert die Abrechnungen eines Monats als eine einzige Sammel-PDF. Wer sie verteilen will, zerlegt sie von Hand: Seiten heraussuchen, jede Abrechnung der richtigen Person zuordnen, einzeln speichern. Bei jeder Abrechnung erneut, Monat für Monat.

Was das Tool macht

Ihr ladet die Sammel-PDF hoch. Das Tool zerlegt sie automatisiert in Einzeldokumente je Mitarbeiter, die ihr anschließend herunterladen könnt. Ausgelegt ist es auf Sammel-PDFs aus DATEV-LODAS.

Sammeldrucke unterscheiden sich je nach Programm und Mandant im Aufbau. Den Betriebsnamen, unter dem im Adressfeld der Name der Person steht, liest der Splitter deshalb aus eurer Datei selbst — er muss dafür nicht eingerichtet werden.

Mehrseitige Abrechnungen bleiben zusammen

Ein Sammeldruck enthält oft mehr als eine Seite pro Person — Abrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, SV-Meldung. Wer stur seitenweise trennt, zerreißt das. Genau daran scheitern selbstgebaute Skripte: Die Seiten einer Person landen in verschiedenen Dateien, und es fällt erst auf, wenn die betroffene Person nachfragt.

Deshalb läuft die Zuordnung hier über den Inhalt statt über die Seitenzahl: Aufeinanderfolgende Seiten mit derselben Personalnummer bleiben ein Dokument, egal wie viele es sind.

Vollständig oder gar nicht

Der zweite Fehler selbstgebauter Skripte: Eine Seite, die sich nicht zuordnen lässt, wird übersprungen — mit einer Warnung in einem Protokoll, das niemand liest. Am Ende fehlt eine Abrechnung, und es fällt erst auf, wenn die betroffene Person nachfragt.

Deshalb gilt hier: Was hineingeht, muss auch herauskommen. Lässt sich eine Seite nicht zuordnen, bricht der Lauf ab und nennt euch die betroffenen Seitenzahlen — auf dem Bildschirm, nicht im Log. Ihr bekommt dann kein unvollständiges ZIP, sondern einen Hinweis, wo ihr im Sammeldruck nachsehen müsst.

Für wen sich das lohnt

Für Betriebe mit etwa 10 bis 200 Mitarbeitenden. Darunter ist die Handarbeit oft schneller als jedes Werkzeug. Bei rund 60 Mitarbeitenden geht für das Trennen von Hand gut eine Stunde im Monat drauf — jeden Monat neu.

Wenn ihr bereits ein Mitarbeiterportal habt, in dem die Abrechnungen selbst abgerufen werden, ist das der bessere Weg — dann braucht ihr diesen Splitter nicht.

Was es nicht macht

Der Splitter rechnet nichts und ändert nichts an den Abrechnungen — er teilt auf, was die Lohnbuchhaltung erstellt hat. Er verschickt die Einzeldokumente auch nicht: Der Versand an die Mitarbeiter bleibt bei euch. Und er ersetzt weder Lohnbuchhaltung noch Steuerberatung.

Die Einzeldateien im Download sind nicht zusätzlich verschlüsselt, und es gibt keine Anbindung an ein Mitarbeiterportal. Der Dateiname enthält Personalnummer und Namen — das ist der Zweck, denn danach wird verteilt; es heißt aber auch, dass der Name in Betreffzeilen und Dateiablagen auftaucht.

Datenschutz

Auf einer Lohnabrechnung steht die Konfession — und die ist nach Art. 9 DSGVO eine besondere Kategorie personenbezogener Daten. Das hebt Lohnabrechnungen über gewöhnliche Personaldaten hinaus und ist der Grund, warum ein kostenloser Online-Splitter hier die falsche Wahl ist. Verarbeitet werden außerdem Name, Personalnummer, Anschrift, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Entgeltdaten — betroffen sind eure Beschäftigten. Die Verarbeitung erfolgt in eurem Auftrag: Vor der Nutzung wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen, den ihr in eurem Konto einsehen könnt. Verarbeitet und gespeichert wird auf einem Server in der EU. Sensible Felder wie Name und Personalnummer werden verschlüsselt abgelegt, und auch die nächtliche Sicherungskopie verlässt den Server nur verschlüsselt — wer sie verwahrt, kann sie nicht lesen.

Die Dateien bleiben nicht liegen: Nach dem Download werden sie nach 24 Stunden gelöscht, nie heruntergeladene spätestens nach sieben Tagen. Ein Aufräumlauf erledigt das täglich, nicht auf Zuruf.

Details in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Warum ein kostenloser Online-Splitter bei Lohndaten die falsche Wahl ist, steht ausführlich im Artikel Lohnabrechnungen im Online-PDF-Tool: was erlaubt ist.